实体档案辅助管理的十八般武艺

    在《GB 39784-2021电子档案管理系统通用功能要求》中，明确提到了档案系统在“实体档案辅助管理”方向应满足的具体要求。

    另外，在数字档案馆（室）建设指南及测评指标中，也对实体档案辅助管理提出了要求。

必要性

01/保护实体档案

    实体档案辅助管理的功能要求中，明确提出“档案库房温湿度、安全管理等环控信息”等内容。库房环境的好坏，直接决定了实体档案是否会遭到损坏，因此在档案管理系统建设过程中，应当考虑系统对于档案库房环境数据的采集、管理、预警、控制等功能。

02/提高工作效率

    “GB 39784-2021通用功能要求”中提出：“宜支持对传统载体档案业务过程信息的管理，包括但不限于：档案的接收、检查、鉴定、划控、处置、修复等记录、档案利用相关信息”等。

    借助于档案管理系统的相关功能，能够显著提高传统载体档案的业务管理效率，节省档案主管部门的工作量，实现档案业务的提质增效。

03/促进融合管理

    “GB 39784-2021通用功能要求”中提出：“应支持对档案数字复制件与电子档案的融合管理”。

    基于电子档案和纸质档案各自的特点及优劣，需要将纸质档案和电子档案融合起来，以直观的纸质档案和便捷的电子档案双重作用来提高档案管理的效率，能保障信息的准确性和时效性，将二者的优势发挥出来。

策略

01/电子和实体要统一管理

    档案系统中的实体档案辅助管理功能，需要依托于纸质档案管理的实际业务场景，并将其融入到电子档案的生命周期中。这就要求电子档案的管理和实体档案的管理不能是脱节的，应当尽可能保持二者的同步。

    在电子档案移交、接收、归档、保管、鉴定、划控、处置的过程中，必须要紧密结合实体档案的线下业务，保证业务的完整性。

02/加强档案库房智能化管理

    档案库房应当根据温湿度等环境数据标准（参照《JGJ25-2010档案馆建筑设计规范》），以及“十防”的具体要求，配备相应的设备。例如：一体机、空调、灭菌、新风、漏水监测、灭火装置、门禁、监控等等。

    除了硬件设备以外，应当配备库房管理系统。一方面实时采集库房环境数据并将其展现出来；另一方面根据库房环境数据的实时变化，对库房内的设备进行自动调控，当库房出现异常状况时，系统能够进行预警，提醒人工干预。

03/RFID助力实体档案管理

    RFID技术的应用，主要体现在对实体档案的出入库、盘点、借阅、存放位置，以及库房使用情况的管理上。

    实体档案出库前，通过馆员工作站识别纸质档案上粘贴的RFID条码，系统自动生成出库记录或借阅记录；未经系统许可将纸质档案带出时，门禁会自动报警；实体档案入库时，通过馆员工作站扫描RFID标签进行登记，确定存放位置。

04/打通档案系统和库房系统的任督二脉

    在实际的应用中，电子档案系统和库房管理系统，实际上是两套不同的系统。要想实现电子和实体的融合管理，就必须要将两个系统完全打通，才能真正减轻档案管理人员的工作量。

    1、档案系统应当将电子档案的部分目录数据通过接口自动传输到库房管理系统中，使后者具备基础的档案数据；

    2、由于库房系统并不属于业务系统，出于业务统一管理的需要，库房管理系统应当将涉及到的业务数据回传给档案系统，例如实体档案出入库数据、实体档案借阅数据、实体档案存放位置、实体档案盘点数据、库房环境数据监控预警数据等，以便档案系统进行业务数据的集中管理、统计、审查；

    3、档案系统应当通过数据可视化的形式，展示实体档案以及电子档案的管理和利用动态，以便档案主管部门随时掌握总体情况。