集团化企业数字档案馆（室）建设的重难点

    企业档案，是企业在生产、经营、管理等活动中产生的真实记录，是企业发展的基础性和保障性工作，是企业无形资产的重要组成部分。

    随着企业信息化的不断发展和深入，建设数字档案馆（室）已成为打破企业信息孤岛的重要途径，也是企业提质增效与创新发展的必由之路。有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。

    在《“十四五”全国档案事业发展规划》中，明确指出：“深入开展企业数字档案馆（室）建设，完成50家企业集团数字档案馆（室）建设试点”。集团化企业基于其自身的管理规模、应用需求、信息化基础等特点，必将成为数字档案应用探索与落地实施的排头兵。

    除了我们耳熟能祥的国家标准和档案行业标准外，企业数字档案馆（室）建设的主要依据为《企业数字档案馆（室）建设指南》及《企业电子文件归档和电子档案管理指南》。

    指南从“基础设施、标准规范、应用系统、数字资源、安全保密、人才保障”等角度，对集团企业数字档案馆（室）的建设进行了阐述，并重点对“电子文件归档管理”给出了规范。

    另外，结合我们多年的从业经验和项目经历，笔者认为对于集团企业的数字档案馆（室）建设，在遵循指南规范的基础之上，应当结合本单位的实际情况，制定合理的建设规划，以便系统交付后能够更符合本单位的实际应用需求。

    第一，集团企业管理规模大，机构层级多。在建设数字档案馆（室）的过程中，需要先将权责划分清晰，根据集团的档案管理层级，明确后续系统如何应用，线上业务流程如何跑通。不然会给系统的实际应用带来困难，造成混乱。

    第二，标准规范不健全。我们在与集团企业沟通过程中，发现有些企业只有一个总体的档案管理制度，而且主要针对的是实体档案，对于电子档案的标准规范还很缺乏。

    第三，集团企业应用系统多，接口对接也是数字档案馆（室）推进过程中的一个重点，需要多部门以及外部厂商的参与配合。在项目实施交付过程中，容易在接口对接环节出现分歧或拖延，导致周期变长。

    第四，运维工作量大，难度较高。集团企业数字档案馆（室）系统由于应用规模大、人员变更频繁、业务变更等情况，需求对系统进行缜密、频繁的运维。如果后续的运维无法及时跟进，会给系统运行带来很大的隐患，甚至导致系统瘫痪无法使用。

    第五，档案类型多，数据类型杂，数据量大，数据分散。集团企业在生产经营活动中会产生各类需要归档的文件，且数据格式不统一，分散在各个业务系统中，给电子文件的收集工作带来比较大的难度，需要有统一的归档标准，数字档案馆（室）系统需要具备对数据的治理能力。

    第一、先梳理、后建设。集团企业在建设数字档案馆（室）系统之前，应当先对集团档案管理情况进行宏观和微观的梳理摸排，为后续系统建设扫清障碍和盲点。避免由于准备工作不足影响后续系统的交付和实际应用效果。

    第二、完善标准规范。与电子文件与电子档案相关的标准规范，应当在项目建设过程中予以完善，特别是需要制定电子文件归档规范，明确电子文件及电子档案元数据标准，明确系统间的数据交换标准。如果数据标准不统一不规范，会极大的影响后续电子档案的利用和整个系统的应用价值。

    第三，重收集、重利用。集团企业的信息化建设，需要追求应用效益，为企业提质增效服务。所以数字档案馆（室）的建设在业务层面，应当首先重视电子文件的收集，从价值的角度来丰富系统的数据资源。并提升利用服务的效率，拓展利用服务的手段，持续挖掘企业数据资产的核心价值，融入企业信息化建设的大潮，为企业发展和领导决策提供服务。

    第四，强化档案业务监督考核。对于集团企业来讲，集团本部对下属单位的档案管理工作更多的是起到监督考核的作用，下属单位的档案管理工作多是独立开展的。但是，由于集团本部档案管理人员配置有限，很难做到全盘了解并监督整个集团档案工作的情况。因此，除了推进监督考核制度的落实以外，应当在数字档案馆（室）系统中置入辅助监督模块，以便能够便捷的掌握集团企业的整体档案工作状况。

    第五，突出亮点，创新发展。集团企业可以针对自身的某些特性，突出系统建设的亮点，例如数据安全、单套制归档、知识管理等角度。